지난 7월 열린 한 세미나에서 오픈이노베이션의 그늘이 다뤄졌다. 협업이 늘어날수록 기술 노출 위험도 함께 커진다는 내용이었다. 공개 범위부터 정하라는 조언이 나왔다.
보호 대상은 기술자료보다 넓다
현장 조언은 기술자료에만 머물지 않았다. 인적 보안과 전자문서, 연구개발 정보까지 함께 관리하라는 지적이 나왔다.
보호 대상에는 연구노트와 소스코드가 당연히 들어간다. 여기에 견적서와 사업계획서, 거래처 목록도 포함된다. 경쟁력과 이어지는 경영정보 전반이 대상이 된다.
협업 자리에서 가장 자주 새어 나가는 것도 이쪽이다. 기술은 감추면서 원가 구조는 발표 자료에 그대로 싣는 경우가 있다.
위험은 협업 초기 단계에 몰려 있다
기술이 새어 나가는 시점은 대개 계약 이후가 아니다. 제안과 검토가 오가는 초기 단계다.
이 단계에서는 아직 NDA가 없는 경우도 많다. 관심을 끌기 위해 자료를 넉넉히 보내게 된다. 검토 결과가 부정적으로 나와도 자료는 상대 회사에 남는다.
첫 자료는 무엇을 할 수 있는지까지만 담는 편이 낫다. 어떻게 구현하는지는 다음 단계로 미뤄도 대화가 이어진다.
NDA는 서명하는 문서가 아니라 정하는 도구다
NDA를 형식으로만 다루는 팀이 많다. 받은 양식에 도장을 찍고 넘어간다.
실제로 정해야 할 항목은 네 가지다. 비밀정보의 범위, 사용 목적, 접근 권한, 제3자 제공 조건이다. 이 네 줄이 비어 있으면 분쟁이 생겼을 때 기준이 없다.
영업비밀로 인정받으려면 관리한 흔적이 필요하다
법적으로 영업비밀이 되려면 요건이 있다. 알려지지 않았고, 경제적 가치가 있고, 비밀로 관리돼야 한다.
마지막 항목에서 걸리는 경우가 많다. 중요하다고 말만 하고 접근 기록도 문서 등급도 없는 상태다. 공유 드라이브에 전 직원이 들어갈 수 있으면 관리했다고 보기 어렵다.
NDA만으로는 부족하다. 접근 통제와 반출 관리 같은 조치가 함께 있어야 한다. 기술자료 임치제도도 활용할 수 있으나 그것으로 모든 요건이 채워지지는 않는다.
대기업 양식을 그대로 쓰면 한쪽만 보호된다
협업에서 오가는 NDA는 대개 상대 회사 양식이다. 그대로 서명하는 경우가 많다.
읽어보면 일방적인 조항이 들어 있는 경우가 있다. 비밀유지 의무가 한쪽에만 걸려 있거나, 개선 결과물의 권리가 상대에게 귀속되는 식이다.
전부 고치기는 어렵다. 다만 상호 의무로 바꾸는 요청 정도는 대부분 받아들여진다. 요청조차 하지 않아서 그대로 가는 경우가 훨씬 많다.
그렇다고 닫아걸면 협업 자체가 성립하지 않는다
반대 방향의 실수도 자주 본다. 보호에만 집중해 아무것도 보여주지 않는 경우다.
대기업 담당자는 내부 보고를 위해 최소한의 자료가 필요하다. 아무것도 못 받으면 검토 자체가 멈춘다. 협업은 무엇을 열고 무엇을 닫을지 미리 나눠둔 팀에서 잘 굴러간다.
선을 먼저 긋는 일이 협업을 막지는 않는다. 오히려 그 선이 있어야 안심하고 열 수 있다.
문제가 생겼을 때 남는 것은 기록뿐이다
분쟁이 생기면 결국 무엇을 언제 줬는지가 쟁점이 된다. 이때 기억은 근거가 되지 못한다.
자료를 보낼 때마다 날짜와 수신자, 목적을 남겨두는 편이 낫다. 메일로 보내고 파일에 버전을 붙이는 정도로 충분하다. 별도 시스템이 없어도 할 수 있는 일이다.
이런 기록은 비밀로 관리했다는 증거로도 쓰인다. 평소에 쌓이지 않으면 나중에 만들 수 없다.
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